załącznik do uchwały

Uchwała nr PIIB/KR/0003/2025

Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa

z dnia 12 lutego 2025 r.

w sprawie powołania Zespołu Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa do spraw Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD)

Na podstawie § 3 pkt 17 regulaminu Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa uchwala się, co następuje:

§ 1.

1. Powołuje się na okres VI kadencji Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa Zespół Krajowej Rady Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa do spraw Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), zwany dalej „Zespołem”.
2. Przedmiotem prac Zespołu jest przygotowanie do wdrożenia i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) w Polskiej Izbie Inżynierów Budownictwa oraz zainteresowanych okręgowych izbach inżynierów budownictwa, z uwzględnieniem technicznych możliwości Portalu członków Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa oraz Serwisu Budowlanego BUDINFO.
3. Funkcję Przewodniczącego Zespołu powierza się Panu Romanowi Karwowskiemu.
4. W skład Zespołu wchodzą:
1. Boryczko Mirosław - Małopolska OIIB,
2. Dubik Grzegorz - Podkarpacka OIIB,
3. Szczepański Janusz - Dolnośląska OIIB,
4. Szer Jacek - Łódzka OIIB.
5. Zadaniem Zespołu SEOD jest pełnienie funkcję pomocniczej, doradczej, nadzorczej i zatwierdzającej w postępowaniu mającym na celu wybór usługodawców i dostawców realizujących zamówienia związane z wykonaniem i wdrożeniem SEOD, w tym zatwierdzenie warunków specyfikacji istotnych warunków zamówienia na usługi i dostawy związane z wykonaniem i wdrożeniem SEOD oraz rozstrzygnięcia Komisji Przetargowej i Komisji do Spraw Zamówień oraz przedłożenie Krajowej Radzie do zatwierdzenia wyboru wykonawcy oraz projektu umowy, a w szczególności:
1. opracowanie szczegółowego zakresu i wymagań SEOD,
2. opracowanie harmonogramu wykonania i wdrażania SEOD,
3. opracowanie kosztorysu wykonania i wdrożenia SEOD,
4. współpraca z Komisją Przetargową i Komisją Do Spraw Zamówień w realizacji jej zadań mających na celu wybór usługodawców i dostawców realizujących zamówienia związane z wykonaniem i wdrożeniem SEOD, w tym:
1. opracowaniu kryteriów wyboru oraz w określeniu rodzajów dokumentów załączanych do ofert;
2. przygotowaniu parametrów i standardów dla zamawianych towarów lub usług;
3. porównaniu parametrów lub standardów określonych w ofertach z parametrami i standardami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia
4. porównaniu cen lub kosztów określonych w ofertach,
5. zatwierdzenie propozycji Komisji Przetargowej i Komisji Do Spraw Zamówień w sprawach wymienionych w pkt 4 oraz wyboru najkorzystniejszej oferty,
6. prowadzenie z udziałem Komisji Przetargowej i Komisji Do Spraw Zamówień negocjacji z zachowaniem konkurencji,
7. zatwierdzenie propozycji Komisji Przetargowej i Komisji Do Spraw Zamówień o wyborze najkorzystniejszej oferty w przypadku zamówień w trybie zapytania o cenę,
8. przekazanie do zatwierdzenia przez Krajową Radę propozycji wyboru wybór usługodawców i dostawców realizujących zamówienia związane z wykonaniem i wdrożeniem SEOD dokonanych w trybie przetargu ograniczonego oraz negocjacji z zachowaniem konkurencji,
9. udział w odbiorze SEOD po jego wykonaniu i wdrożeniu;
10. nadzór i koordynacja wdrażania SEOD.

§ 2.

Do zadań Przewodniczącego Zespołu należy:

1. kierowanie pracami Zespołu,
2. zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Zespołu,
3. proponowanie planu pracy i porządku obrad Zespołu,
4. reprezentowanie Zespołu przed Krajową Radą Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa,
5. podział zadań pomiędzy członków Zespołu,
6. określenie terminarza posiedzeń Zespołu,
7. organizacja prac Zespołu.

§ 3.

1. Zespół obraduje na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego Zespołu.
2. Posiedzenia Zespołu są prawomocne, jeśli uczestniczy w nich co najmniej połowa składu osobowego.
3. Stanowiska Zespołu podejmowane są w głosowaniu jawnym przy zachowaniu zwykłej większości głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Zespołu.
4. Z obrad Zespołu i podjętych decyzji sporządza się protokół, który członkowie Zespołu akceptują na kolejnym posiedzeniu.
5. W razie konieczności zasięgnięcia opinii specjalistycznych Przewodniczący Zespołu może zapraszać inne osoby do udziału w jej pracach.

§ 4.

1. Zespół wybiera ze swojego grona Sekretarza Zespołu.
2. Do zadań Sekretarza Zespołu należy:
1. przygotowanie projektu porządku obrad,
2. zawiadamianie o posiedzeniach członków Zespołu i osoby zaproszone,
3. prowadzenie listy obecności członków Zespołu na posiedzeniach,
4. protokołowanie posiedzeń Zespołu,
5. prowadzenie dokumentacji pracy Zespołu,
6. dostarczenie członkom Zespołu materiałów dotyczących porządku obrad,
7. bieżące współdziałanie z biurem Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa.

§ 5.

1. Zespół w terminie do dnia 30 marca 2025 r. opracuje plan pracy na okres do 31 grudnia 2025 r.
2. Zespół opracowuje plan pracy Zespołu na kolejne lata kalendarzowe do 30 października roku poprzedzającego rok objęty planem.

§ 6.

Przewodniczący Zespołu jest zobowiązany do składania Krajowej Radzie sprawozdania z działalności Zespołu, w tym do informowania Krajowej Rady o wypracowanych stanowiskach w określonych sprawach.

§ 7.

1. Do zamawiania usług i dostaw związanych z wykonaniem i wdrożeniem SEOD, których wartość przekracza w ciągu roku kalendarzowego równowartość 25 tys. EURO, stosuje się regulamin stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.
2. Do zamówień nie objętych regulaminem, o którym mowa w ust.1 stosuje się regulamin dokonywania zakupów, zlecania dostaw i świadczenia usług na rzecz Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa, stanowiący załącznik do uchwały Krajowej Rady nr 38/R/09 z dnia 16 grudnia 2009 roku z uwzględnieniem kompetencji Zespołu.

§ 8.

Obsługę biurową i prawną prac Zespołu zapewnia biuro Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa.

§ 9.

Wykonanie uchwały powierza się Przewodniczącemu Zespołu.

§ 10.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.