W artykule opublikowanym na naszej stronie 29 czerwca br. („Projekt budowlany w postaci elektronicznej”) informowaliśmy o opublikowaniu rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego, które określa m.in. jak powinien wyglądać projekt budowlany w postaci elektronicznej. Od dzisiaj, tj. 1 lipca 2021 r., projekt w takiej postaci można załączyć do wniosku o pozwolenie na budowę. Teraz przyszedł więc czas na wyjaśnienie, jak przygotować i przesłać drogą elektroniczną wniosek wraz z projektem.
1. Przygotowanie wniosku
Choć nie jest to obowiązkowe, wniosek najłatwiej jest sporządzić korzystając z portalu: https://e-budownictwo.gunb.gov.pl/. Znajdują się tam wszystkie obowiązujące w budownictwie druki pism i wniosków, w tym druk oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. Szereg danych, które raz wypełnimy, zostanie w systemie zapamiętane, przez co łatwiej będzie nam przygotowywać kolejne wnioski w przyszłości.
System jest intuicyjny, ale dostępna jest również szczegółowa instrukcja jego obsługi, która znajduje się tutaj (pkt 1-23): https://tiny.pl/9qgn5.
Gdybyśmy jednak chcieli wypełnić wniosek nie korzystając z serwisu e-budownictwo (system ten wymaga założenia bezpłatnego konta), to nic nie stoi temu na przeszkodzie – możemy go wypełnić ręcznie lub na komputerze, korzystając z załączników umieszczonych w rozporządzeniach regulujących obowiązujące wzory wniosków. Takie wzory wniosków są również dostępne na stronach internetowych instytucji, również w wersji edytowalnej, np.: https://tiny.pl/9qgnn. Wniosek taki należy zapisać do pliku komputerowego w formacie dopuszczonym przez rozporządzenie w sprawie sporządzania i doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych – najlepiej PDF, ale mogą to być też inne formaty plików, np. *.doc, *.odt, *.jpg, itd.
Od 1 lipca 2021 r. niemal wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosku o pozwolenie na budowę można dołączyć w postaci ich kopii. Wyjątek od tej reguły stanowią następujące załączniki, które muszą być oryginalne:
- projekt (przy czym załączone do niego dokumenty mogą być kopiami),
- oświadczenie o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane,
- pełnomocnictwo (jeśli występuje),
- załącznik graficzny określający przewidywany teren, na którym będzie realizowane przedsięwzięcie, oraz przewidywany obszar, na który będzie oddziaływać przedsięwzięcie w przypadku zamierzenia budowlanego, poprzedzonego decyzją o środowiskowych uwarunkowaniach wydaną w postępowaniu wymagającym udziału społeczeństwa (jeśli występuje).
W celu wykonania obowiązku załączenia oryginałów pełnomocnictwa lub załącznika graficznego, które co do zasady są podpisane przez inne podmioty niż osoba składająca wniosek, można rozważyć skorzystanie z jednej z przykładowych opcji:
- postarać się uzyskać dokument w postaci elektronicznej, wraz z podpisem elektronicznym podmiotu, który wystawił dokument,
- w przypadku posiadania dokumentu w postaci papierowej, dokonać jego elektronicznego odpisu z poświadczeniem zgodności z dokumentem przez notariusza (art. 97 § 2 ustawy Prawo o notariacie),
- w przypadku postaci papierowej dokumentu wydanego przez podmiot publiczny, której inwestor nie może uzyskać utrwalonego w postaci elektronicznej – inwestor może uwierzytelnić go osobiście, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego (art. 220 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego). W takim jednak przypadku organowi administracji publicznej przysługuje prawo żądania przedłożenia oryginału dokumentu jeśli miałby wątpliwości co do jego autentyczności lub jeżeli byłoby to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.
Natomiast w przypadku oświadczenia o posiadanym prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane – inwestor sporządza je zgodnie ze wzorem z rozporządzenia i zapisuje do pliku, np. o nazwie „oswiadczenie.pdf”, a następnie opatruje swoim podpisem elektronicznym.
Tak przygotowane oświadczenie musi zostać potraktowane przez urząd jak oryginał.
Na marginesie chciałbym zasygnalizować, że teoretycznie inwestor może zrezygnować podpisu elektronicznego pod oświadczeniem na tym etapie, w zamian za uznanie za wystarczający podpis zaufany, jaki wykonuje w trakcie wysyłki plików dokumentów przez ePUAP. Jednak pojawiają się rozbieżności interpretacji przepisów w tej kwestii – więcej na ten temat w trzeciej części artykułu.
2. Przygotowanie projektu wraz z załącznikami
Przypomnijmy, że od 19 września 2020 r. wszystkie dokumenty załączane do projektu budowlanego, takie jak: opinie, uzgodnienia, pozwolenia i inne dokumenty, których obowiązek dołączenia wynika z przepisów odrębnych ustaw – można dołączyć do projektu w postaci ich kopii.
Oznacza to, że w przypadku gdy mamy obowiązek dołączenia do projektu np. uzgodnienia z rzeczoznawcą ppoż., pozwolenia konserwatora zabytków, itp., to do PZT i PAB w postaci elektronicznej, możemy dołączyć skany takich uzgodnień, opinii, czy pozwoleń.
Z biegiem czasu, gdy coraz popularniejsze stanie się wydawanie takich dokumentów w postaci elektronicznej (m.in. z tego powodu trwa proces zmiany ustawy o ochronie przeciwpożarowej w zakresie formy uzgodnienia projektu budowlanego), to zamiast skanu będziemy mogli dołączać dokument w postaci w jakiej go otrzymaliśmy, niekoniecznie w formacie PDF.
Przechodząc teraz do naszego projektu, do którego załączymy skany załączników, np. projekt budynku jednorodzinnego: najpierw tworzymy plik (lub pliki) projektu w formacie PDF, w którym znajdą się trzy elementy projektu budowlanego: PZT, PAB i załączniki. Plik ten musi mieć nazwę zgodną z zasadami nazewnictwa plików określonych w załączniku do rozporządzenia, więc w naszym przykładzie będzie miał on nazwę: „PZT_PAB_ZL_2021.07.01.pdf”.
Tak przygotowany plik opatrywany jest następnie jednym podpisem elektronicznym każdego z projektantów biorących udział w opracowaniu projektu objętego tym plikiem. Nie podpisuje się więc osobno stron tytułowych, rysunków, czy też nie ma obowiązku potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentów załączonych do takiego pliku.
W praktyce każdy z projektantów (i projektantów sprawdzających, jeśli istnieje obowiązek ich zapewnienia), którzy brali udział w opracowaniu danej części projektu budowlanego w zakresie objętym danym plikiem komputerowym, opatruje teraz ten plik kolejno (oczywiście kolejność jest dowolna) swoim podpisem elektronicznym, np.:
- konstruktor – jako autor opinii geotechnicznej dołączonej do PAB, a następnie przekazuje (np. przesyła e-mailem) ten plik do podpisu architektowi,
- architekt – jako autor układu przestrzennego oraz formy architektonicznej projektowanego obiektu zawartego w PAB, który następnie przesyła ten plik do podpisu „sanitarnikowi” i „elektrykowi” – którzy odpowiadają za projektowane usytuowanie instalacji i sieci uzbrojenia terenu, czy innych urządzeń budowlanych sytuowanych poza obiektem budowlanym, itd.
Istnieją trzy formy podpisu elektronicznego do wyboru i każdy z projektantów może użyć dowolnego z nich w ramach podpisu tego samego pliku:
- podpis kwalifikowany – usługa komercyjna, więcej na stronie: https://tiny.pl/9qgzp.
- podpis zaufany - bezpłatna i powszechna forma podpisu wykorzystującego profil zaufany: https://tiny.pl/t7xrm, instrukcja podpisania przykładowego projektu tym podpisem znajduje się tutaj: https://tiny.pl/7vfqq.
- e-dowód, czyli podpis osobisty: https://www.gov.pl/web/e-dowod
3. Złożenie wniosku i jego procedowanie
Na początek pewna dygresja: niektóre urzędy twierdzą, że każdy załącznik przesyłany za pośrednictwem ePUAP, w tym również wniosek inwestora będący załącznikiem do formularza wypełnianego na platformie ePUAP, należy podpisać oddzielnie podpisem elektronicznym. Ich zdaniem użycie podpisu zaufanego w trakcie procedury wysyłania podania przez platformę obejmuje tylko wiadomość zamieszczoną w formularzu, a nie załączniki do niego.
Z kolei Ministerstwo Cyfryzacji twierdzi, że to jest nieprawidłowa praktyka tych urzędów, a użyty na platformie podpis elektroniczny obejmuje całość korespondencji, w tym załączniki. Taką samą informację możemy uzyskać w pliku pomocy umieszczonym na platformie ePUAP: https://tiny.pl/9q8c3 (str. 17):
Teoretycznie więc, jeżeli inwestor jest jeden (lub kilku inwestorów działających przez jednego pełnomocnika), to w świetle przywołanej instrukcji może on nie podpisywać odrębnie pliku z treścią wniosku o pozwolenie na budowę i pliku oświadczenia o prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane, gdyż podpis zaufany składany w trakcie wysyłki wniosku przez ePUAP, urząd powinien potraktować jako podpis elektroniczny również pod tymi dokumentami.
Mając jednak świadomość rozbieżności w stosowaniu przepisów, przygotowany wcześniej wniosek – wygenerowany przez serwis e-budownictwo, ręcznie lub na komputerze i zapisany do pliku np. „wniosek.pdf” – inwestor (lub jego pełnomocnik) może opatrzyć podpisem elektronicznym.
Natomiast w przypadku kilku inwestorów, nie da się uniknąć wcześniejszego opatrzenia pliku wniosku ich podpisami elektronicznymi. Każdy z nich dołącza więc swój podpis do pliku z wnioskiem, a następnie jeden z inwestorów wysyła wszystkie dokumenty przez system ePUAP.
Podsumowując, inwestor powinien dysponować minimum następującymi plikami:
- „wniosek.pdf” – który nie musi być opatrzony podpisem inwestora (o ile inwestor jest jeden), gdyby postępować zgodnie z instrukcją umieszczoną na ePUAP, gdyż podpis zaufany pod tym dokumentem zostanie zrealizowany w trakcie wysyłki dokumentów,
- „oswiadczenie.pdf” – j.w.,
- „PZT_PAB_ZL_2021.07.01.pdf” – który musi być opatrzony podpisami projektantów.
W zależności od konkretnego przypadku do wymienionej listy należałoby dodać inne załączniki np. kopię decyzji WZ, czy oryginał pełnomocnictwa. Nazwa prawie każdego z nich może być dowolna – z wyłączeniem pliku projektu budowlanego, który musi mieć nazwę ściśle określoną w załączniku do rozporządzenia.
Tak przygotowane pliki można przesłać przez ePUAP do właściwego urzędu. Szczegółowa instrukcja korzystania z ePUAP przy wysyłaniu tego rodzaju wniosku znajduje się tutaj (pkt 24-33): https://tiny.pl/9qgn5
Jeśli w przygotowanym wniosku inwestor (lub jego pełnomocnik) zaznaczył odpowiednią opcję i wskazał adres skrzynki ePUAP, to dalsza część korespondencji z urzędem będzie również odbywała się drogą elektroniczną.
Aby ustalić adres skrzynki ePUAP, który podajemy we wniosku, należy zalogować się na stronie epuap.gov.pl, a następnie wybrać: Moja skrzynka→ Operacje → znak + (aby rozwinąć menu) → Informacje szczegółowe, w tym miejscu na końcu listy znajduje się adres naszej skrzynki.
Natomiast schemat dalszego postępowania z naszym wnioskiem i cyfrowym projektem budowlanym w organach AAB został pokazany tutaj: https://tiny.pl/9qg37
Opisany proces wydaje się skomplikowany, ale wbrew pozorom taki do końca nie jest. Niewątpliwie jednak największe kontrowersje budzi kwestia zakresu dokumentów objętych podpisem dokonywanym przez profil zaufany w trakcie wysyłki przez ePUAP – zarówno praktyka stosowania prawa przez niektóre urzędy, jak i pojawiające się postępowania przed sądami administracyjnymi potwierdzają, że warto byłoby, aby prawodawca tę kwestię jednoznacznie rozstrzygnął bezpośrednio w ustawie. Szczególnie, że mamy do czynienia z tak poważnymi w skutkach finansowych decyzjami administracyjnymi.
Brak takiego rozstrzygnięcia będzie stwarzał bowiem ryzyko podważania postępowań w sprawie pozwoleń na budowę lub przeciwnie – będzie skłaniał do działania „na wszelki wypadek” przez inwestora. Biorąc pod uwagę nieuchronną tendencję do cyfryzacji procedur urzędowych, im szybciej dojdzie do jednoznacznego wyjaśnienia tej sytuacji, tym więcej strat da się uniknąć.
Tekst: mgr inż. Andrzej Falkowski, przewodniczący Komisji Prawno-Regulaminowej KR PIIB
Fot.: stock.adobe.com/goodluz